На відміну від інших платників податків, самозайняті особи в Іспанії (autónomos) не мають вибору: вони зобов'язані подавати декларацію про доходи (Renta). Незалежно від рівня доходу протягом 2024 року, будь-яка особа, зареєстрована як самозайнята у 2024 році, повинна своєчасно виконати цей обов'язок перед податковою службою. Однак ця загальна обов'язковість — далеко не єдина відмінність від найманих працівників. Їхня декларація складніша для підготовки, але з позитивного боку, шляхом врахування витрат, пов'язаних з їхньою професійною діяльністю, самозайняті можуть зменшити свої податкові зобов'язання.

Експерти, опитані для цієї статті, попереджають перед тим, як детально розбирати процес подання декларації про доходи, що це лише частина більшого процесу, який охоплює всі відносини самозайнятого професіонала з державною адміністрацією. По-перше, самозайнята особа має бути зареєстрована як у Податковій службі (Hacienda), так і в системі Соціального забезпечення (Seguridad Social). Хоча це здається очевидним, саме з цього моменту випливають усі подальші зобов'язання та порядок дій. Загалом, будь-які витрати чи інвестиції, здійснені до реєстрації, не можуть бути згодом вирахувані, незалежно від того, наскільки вони пов'язані з бізнесом. Важливо не лише повідомити про початок діяльності, але й правильно вказати, в чому вона полягатиме.

«Дуже важливо правильно визначити вид діяльності та отримати кваліфіковану консультацію», — починає попередження Валерія Ернандес, експертка з оподаткування самозайнятих осіб у TaxDown, платформі, що пропонує консультації як для самозайнятих, так і для найманих працівників. «Визначити, яку діяльність ви будете здійснювати, чи потрібно подавати квартальну декларацію з ПДВ, хто будуть ваші клієнти». Експертка наголошує на цьому, оскільки, хоча зазвичай усі самозайняті зобов'язані щоквартально подавати декларацію з ПДВ та ПДФО (податок на доходи фізичних осіб), існують винятки. Про них буде згадано пізніше. Найголовніше, на думку Ернандес, — це ведення самозайнятою особою належного обліку доходів та витрат. Саме з цього обліку згодом випливають усі зобов'язання перед Податковою службою, і саме він дозволяє зменшити податкове навантаження в річній декларації про доходи. Пам'ятаючи про це, нижче наведено ключові моменти, як платити менше податків, будучи самозайнятим.

Які нововведення цього року для самозайнятих?

Мануель Марсело Васкес, засновник і президент Infoautónomos, консалтингової компанії, що спеціалізується на наданні послуг самозайнятим, зазначає, що однією з головних новинок цієї кампанії є консолідація нової системи сплати внесків на основі реальних доходів, яка почала застосовуватися у 2023 році. «Податкове агентство перевіряє більше даних, ніж будь-коли, тому вкрай важливо, щоб витрати були належним чином обґрунтовані та задокументовані», — каже він. Але крім перевірки різної інформації на наявність невідповідностей, Податкова служба також обмінюється даними з Соціальним забезпеченням, щоб гарантувати, що внески сплачуються на базі, що відповідає реальному рівню доходів.

«Якщо ви повідомляєте Соціальному забезпеченню, що збираєтеся заробляти 670 євро на місяць, а потім у декларації про доходи вказуєте 70 000 євро річного прибутку, це означає, що ви отримаєте лист від Соціального забезпечення про те, що замість 3 000 євро річних внесків вам доведеться сплатити 10 000 євро на рік. Це може бути неприємний сюрприз не лише з боку Податкової служби, але й від Соціального забезпечення», — зазначає Ернандес, яка також вказує на консолідацію цієї системи як головну новину для самозайнятих.

«Нарешті, очікується, що кампанія супроводжуватиметься більшою кількістю перевірок та автоматичних ревізій, тому дуже важливо робити все правильно з самого початку», — радить Васкес.

Які режими декларування доходів існують для самозайнятих і який краще?

Існують три різні варіанти: об'єктивна оцінка (відома як модулі), пряма оцінка та спрощена пряма оцінка. Ці режими є взаємовиключними, і декларант повинен обрати, який з них застосовуватиметься до нього. При прямій нормальній та спрощеній оцінці самозайнятий сплачує податки на основі реальних прибутків, тоді як при об'єктивній оцінці Податкова служба встановлює нормативи та оцінює, скільки потрібно сплатити. Наприклад, у випадку бару Податкова служба враховує довжину барної стійки та кількість столів для визначення суми податку. Система модулів обмежена певними видами діяльності, які Податкова служба публікує щороку, залежно від максимальних доходів та інших критеріїв, таких як кількість працівників.

Валерія Ернандес пояснює, що, дуже коротко, режим об'єктивної оцінки вигідний для декларанта, коли бізнес працює добре. Навпаки, навіть якщо були збитки, при застосуванні цього режиму доведеться сплачувати податки так, ніби були прибутки. Крім того, в цьому режимі не можна вираховувати витрати, пов'язані з діяльністю.

Щодо різниці між прямою оцінкою та спрощеною прямою оцінкою, експертка каже, що хоча є нюанси, головна відмінність полягає в тому, що спрощена пряма оцінка має більше податкових пільг. «Крім самих витрат, ви матимете 5%, які зможете вирахувати завдяки так званим витратам, що важко обґрунтовуються. Максимум за цією статтею становить 2 000 євро», — уточнює вона.

Витрати, які можна вирахувати

Самозайняті особи, які перебувають у режимі прямої оцінки або спрощеної прямої оцінки, мають можливість включити всі витрати, понесені у 2024 році для здійснення своєї економічної діяльності. Принцип простий, виконання — не дуже. Межа між тим, які витрати пов'язані з діяльністю, а які ні, іноді розмита, і доведення до крайнощів може призвести до проблем з Податковою службою.

Хосе Марія Мартін Серрато, партнер у Holded, компанії, що пропонує програмне забезпечення для управління бізнесом у хмарі, каже, що для успішного включення витрат, як правило, мають бути виконані три вимоги: «По-перше, мати правильно обліковану цю витрату. По-друге, мати документацію, рахунок-фактуру на цю витрату. По-третє, щоб витрата дійсно була пов'язана з діяльністю». Експерт зазначає, що у випадках, коли є сумніви щодо зв'язку витрат з діяльністю, Податкова служба зазвичай їх відхиляє.

«Наприклад, адвокат, який купує костюм для відвідування суду. Дуже важко, щоб Податкова служба прийняла цей костюм як витрату, пов'язану з діяльністю, оскільки його можна використовувати і в приватному житті. Натомість, якщо це робочий комбінезон з логотипом компанії, то такий тип витрат зазвичай Податкове агентство дозволяє», — пояснює він.

Крім одягу, існує широкий спектр можливих витрат, які можна включити для зменшення податкового рахунку. Наведений нижче список не є вичерпним і є лише прикладами:

• Оренда приміщення або офісу.
• Закупівля інгредієнтів у постачальників.
• Комунальні послуги, необхідні для здійснення діяльності.
• Придбання інструментів, обладнання.
• Заробітна плата та внески до Соціального забезпечення працівників, якщо вони є.
• Власний внесок самозайнятої особи до Соціального забезпечення.
• Страхові внески на медичне страхування або страхування на випадок хвороби.
• Телефонні лінії, якщо вони використовуються виключно для роботи.
• Навчання та курси.
• Ліцензії на програмне забезпечення.
• Ремонт приміщення чи офісу.
• Залучення інших професійних послуг, таких як адвокати, бухгалтери чи архітектори.
• Комп'ютер.
• Сплата членських внесків до професійних асоціацій.

Майже для всіх цих витрат необхідно мати рахунок-фактуру, і податкова служба не завжди приймає їх з однаковою легкістю.

Витрати, які легше вирахувати

Серед речей, які можна включити без необхідності рахунку-фактури або особливо впорядкованого обліку, виділяються внесок до Соціального забезпечення та вартість послуг бухгалтера (gestoría). Якщо ви перебуваєте в режимі спрощеної оцінки, не забувайте про ті 5% від загального доходу, які можна включити як витрати, що важко обґрунтовуються. Будь-яка оренда приміщення чи офісу також потрапляє до цієї категорії витрат, які можна вирахувати без особливих ускладнень. Потім йдуть необов'язкові витрати, які можуть бути або не бути, але які не є такими спірними. Медичне страхування або страхування на випадок хвороби підлягають вирахуванню в розмірі 500 євро на кожну застраховану особу в домогосподарстві (максимум чотири особи) і також можуть бути віднесені до цього розділу, так само як і виплати заробітної плати працівникам, якщо вони є.

Які витрати є найбільш проблемними і чому?

Крім згаданого вище одягу, іншими вічними джерелами суперечок з податковою службою зазвичай є транспортні засоби, харчування та витрати на комунальні послуги, коли діяльність ведеться вдома. Щодо автомобіля, Валерія Ернандес каже, що якщо у вас лише один автомобіль і він використовується як для особистих поїздок, так і для зустрічей з клієнтами, його вартість не підлягає вирахуванню: «незалежно від того, були б ви самозайнятим чи ні, ви б все одно купили автомобіль і використовували його».

Щодо харчування, Мартін Серрато уточнює, що Податкова служба вважає, що ви маєте право включити рахунок з ресторану, коли самозайнятий перебуває за межами муніципалітету свого постійного проживання і має переконливі докази того, що це харчування дійсно було пов'язане з роботою. «Вирахування можливе лише якщо це за межами вашого міста і можна довести, що це було з професійних причин. Якщо це відбувається у вихідні, виникає набагато більше перешкод», — зазначає він.

Щодо вирахування витрат на електроенергію, воду чи газ у житлі, якщо діяльність здійснюється вдома, процес настільки обтяжливий, що експерти вважають, що іноді воно того не варте. «Ніхто, хто подає заявку самостійно, не може виконати вимоги. Потрібно повідомити Податкову службу, розрахувати відсоток використання житла для діяльності», — стверджує Ернандес. Зі свого боку, Мартін Серрато наводить приклад для кращого розуміння:

«Якщо самозайнятий має квартиру площею 100 квадратних метрів і використовує для своєї діяльності 10 квадратних метрів, Податкова служба дозволить вирахувати 10% від орендної плати. Потім, з комунальних послуг, Податкова служба передбачає вирахування 30% від площі, що використовується. Якщо у вас 100 євро витрат на світло, воду та газ, спочатку це буде 10% від цих 100 євро, тобто 10 євро. Потім, 30% від цих 10 євро, отже, вирахування становитиме 3 євро за цією статтею. Іноді бюрократія з цим коштує дорожче, ніж сума вирахування. Дуже мало хто звертається за цим, тому що процес складний», — доповнює експерт.

Як вираховуються великі витрати або інвестиції?

Експертка з TaxDown зазначає, що коли робиться значна інвестиція, яка може розглядатися як матеріальний чи нематеріальний актив для цілей балансу, її потрібно вираховувати поступово, а не одразу. Це дозволяє зменшувати податкове навантаження протягом років. Однак слід враховувати, що кожен тип інвестицій має різний підхід з боку податкової служби залежно від його природи. Логіка Податкової служби полягає в тому, що чим вища вартість або потенційний термін використання, тим менший відсоток амортизації доступний щорічно. Наприклад, комп'ютерне обладнання, яке може застаріти набагато швидше, ніж будівля, можна вираховувати максимум 26% його загальної вартості на рік, тоді як будівлю — лише 3%.

Не забувайте про інші податкові пільги

З такою складністю та деталями легко випустити з уваги, що самозайняті також можуть скористатися іншими звичайними податковими пільгами. Їх можна розділити на дві великі категорії: державні та регіональні.

На державному рівні виділяються вирахування по материнству (1 200 євро протягом перших трьох років після народження дитини; загального вирахування по батьківству не існує). За купівлю електромобіля можна вирахувати максимум до 3 000 євро. Також існує допомога на ремонт житла для підвищення його енергоефективності. Дозволяється вирахування 40% вартості робіт, якщо це основне житло. Максимальна сума — 5 000 євро. Сюди ж можна віднести, наприклад, пожертви.

На регіональному рівні кожен регіон має свої власні пільги. Вони варіюються від вирахувань за оренду житла, на дітей, за усиновлення, за освітні витрати... спектр широкий. Валерія Ернандес зазначає, що особливо цікавим для самозайнятих є випадок проживання в Мадриді. «Мадрид — гарне місце для самозайнятих. Крім допомоги зі сплатою внесків до Соціального забезпечення, нові самозайняті віком до 35 років, які реєструються вперше, мають право на вирахування близько 1 000 євро. В решті Іспанії дуже мало автономних спільнот, які надають спеціальні вирахування для самозайнятих», — стверджує вона.

Увага, якщо ви отримували субсидії, премії чи допомогу або якщо інвестуєте на біржі

Так само, як не варто забувати про можливі вирахування, спільні з іншими платниками податків, самозайняті також не повинні забувати, що іноді потрібно включати дані, які не завжди є в розпорядженні Податкового агентства. Наприклад, у разі отримання платежу протягом 2024 року за програмою «цифровий комплект» (kit digital), його потрібно включити, але оскільки ці гроші спрямовуються на оплату послуг, що надаються іншими професіоналами, вони фактично звільняються від оподаткування.

З іншого боку, якщо самозайнятий крім своєї трудової діяльності здійснює інвестиції на біржі або в облігації, він також повинен переконатися, що прибутки або збитки від них відображені.

Зв'язок між декларацією про доходи та ПДВ: можливе додаткове вирахування?

Зазвичай ПДВ та ПДФО — це дві різні речі і не пов'язані між собою, але є винятки. «ПДВ — один з найскладніших податків для самозайнятих, оскільки має багато спеціальних режимів. Якщо ви не змогли раніше вирахувати сплачений ПДВ (IVA soportado), оскільки ваша діяльність звільнена від ПДВ, ви можете вирахувати його як витрату в ПДФО, саме для цього існують спеціальні поля для ПДВ як доходу та ПДВ як витрати в декларації», — каже Ернандес. Іншими словами, якщо ви займаєтеся одним із видів діяльності, звільнених від ПДВ на території країни, ви можете включити ПДВ з товарів та послуг, придбаних для роботи, як витрату в ПДФО. Це можуть зробити виключно ті самозайняті, які перебувають у режимі прямої або спрощеної прямої оцінки в декларації про доходи. Самозайняті, звільнені від ПДВ, не тільки не повинні подавати квартальні декларації з ПДВ, але й можуть вираховувати його як витрату. Існують види діяльності, звільнені від ПДВ (наприклад, медичні послуги, освіта).

З іншого боку, існують випадки, коли особи звільняються від подання квартальної декларації про авансові платежі ПДФО. Податкова служба пояснює, що обов'язок існує незалежно від режиму (об'єктивної, прямої чи спрощеної прямої оцінки), але встановлює виняток: не потрібно подавати, якщо в попередньому календарному році «щонайменше 70% доходів від діяльності підлягали утриманню або авансовому внеску». Тобто, якщо ваші послуги надавалися іншій компанії, яка здійснювала утримання ПДФО, подавати декларацію не потрібно.

Складне завдання... яке можна вирахувати

Процес складання декларації про доходи — це лише один крок серед завдань, з якими самозайнятий стикається щодня, але, як свідчать згадані вище деталі, це завдання не з легких. Усі експерти, цитовані в цій статті, сходяться на думці щодо доцільності звернення до бухгалтера (gestoría) у разі виникнення сумнівів. Це не тільки може допомогти зменшити податковий рахунок, але й забезпечити правильність заповнення декларації. Крім того, вони наголошують, що їхні послуги є саме тими витратами, які підлягають вирахуванню.